outsourcing

Varför IT-strategier misslyckas eller i bästa fall är meningslösa

Handen på hjärtat, har inte de flesta IT-strategier som du sett fokuserat helt på fel saker eller upprepat meningslösa plattityder? Många IT-avdelningar har förblivit just det, IT-avdelningar och inte hängt med när omvärld och affär har förändrats. Då är det inte konstigt om de missar målet… Här kommer några av de vanligaste misstagen vi har sett i vanliga svenska organisationers IT-strategier.

old and new technology.jpg

De underskattar takten tekniken förändras. Förr gick teknikskiften långsamt, det tog flera årtionden för TV att etablera sig i de flesta hem och övergången till färg-TV pågick hela 70-talet. Likaså tog det årtionden för mobiltelefonen att hamna i var mans ficka men sen dagens smartphones med en stor pekskärm introducerades tog det inte alls många år innan avancerade tjänster blev vanliga. Nuförtiden är det till och med enklare att betala en räkning på mobilen än på hemdatorn (om du ens har någon). Tekniken rör sig fort och genomslagskraften kanske ännu fortare idag.

De outsourcar fel saker eller av fel orsaker. Nu är outsourcing en av dessa strömningar som pendlar från ytterlighet till ytterlighet. Dock har inte alla klart för sig varför de idag sourcar selektivt. Tänk noga igenom vad som är kritiskt för affären och kan ge konkurrensfördelar, detta ska du inte outsourca. I alla fall inte utveckling och innovation. På samma sätt fundera på vad som är lika överallt i just din bransch, kanske just detta borde outsourcas?

De tänker gamla tiders IT-funktion. Det är inte bara teknik som utvecklas snabbt, även organisationers lust och förmåga att experimentera med nya angrepp har nått oanade höjder. Gamla tiders reaktiva IT-funktion hamnar obönhörligen på efterkälken och riskerar bli omsprungna av externa leverantörer som är mer lyhörda för de nya kraven på dynamik och samarbete. Att transformera en IT-organisation från passiv/reaktiv till aktiv/proaktiv är inte gjort i en handvändning, men att tydligt uttrycka det i IT-strategin är en bra början.

De lär inte organisationen var de kan om innovation. Många företag experimenterar idag med innovation i många former. Ibland är de lätta offer för ”innovationskonsulter” som kommer in och håller workshops. Vad många glömmer bort är att det agila arbetssätt som många IT-funktioner har tillämpat i många år kan skalas upp och transformeras till en innovationsprocess. Här finns mycket på att vinna på samarbete mellan verksamheten och IT-specialister som förstår att tänka affär.

De försörjer inte organisationen med rätt kompetens. Budgetering och affärsplanering är kanske inte de roligaste av aktiviteter. Därför är det lätt att halka in på spåret att bara uppdatera förra årets planer. Men skapar vi då utrymme för lärande och utveckling? I takt med att teknik och arbetssätt utvecklas måste också IT-enheten utvecklas. Gör en plan för att skaffa kompetens på nya områden, utveckla personalen aktivt och kanske ta in en extern part som hjälper till att identifiera vilka områden som är värda en satsning.

Det är dags att tänka nytt och uppdatera IT-strategi och verksamhetsplaner för IT-funktionen. Jobbet behöver inte göras stort eller krångligt för att göra stor skillnad i din organisation.

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida.

Frågor ledningsgruppen bör ställa och förstå när det gäller sourcing.

I många ledningsgrupper och styrelser är IT-kompetensen eftersatt och ibland leder det till spektakulära misslyckanden som de vi har sett i sommar. Nu går det oftast inte så illa, men det betyder inte att det brukar bli som man tänkt. Oavsett vilken sourcingmodell man än väljer finns det en rad viktiga frågor som VD, COO, CFO, CIO och andra i företagsledningen bör ställa sig inför en förändring. Här tillhandahåller vi en checklista med några av de viktigaste frågorna att ställa sig.

VARFÖR? Varför funderar vi på att ändra vårt nuvarande sätt att utföra eller köpa tjänsten? Vad förväntas uppnås av ett förändrat förhållningssätt? Det finns olika skäl att outsourca, inget mindre bra än något annat. Allt är beroende på verksamhetens mål och kompetens. Men svaren på varför måste definieras så att alla nyckelpersoner förstår och köper in  på den valda vägen

Exempel på Varför:
1. Komma åt kompetens som man saknar/har för lite av.
2. Komma åt resurser som man saknar/har för lite av.
3. Minska antalet resurser man har för mycket av (FTE:er)
4. Outsourca för att spara pengar– men se upp! Kvaliteten minskar ofta också när det vankas kostnadsbesparingar – kvalitet kostar!
5. Ökad flexibilitet –  ej styrda av anställningsformer m.m

Exempel på mindre bra Varför:
1. Bli av med problem. Många organisationer tror att de kan outsourca problemen, ”Ship and fix”, vilket sällan fungerar i realiteten eftersom hela organisationen då ska ställa om sig på nya processer om är generiska och inte fit for purpose. Men behöver organisationen något som skakar om den ordentligt är detta månne vägen att gå. Man skall också vara medveten om att ens sourcingpartner förmodligen tar rejält betalt för att lösa problemen man vill bli av med, med andra ord: det kan bli dyrt.
2. Bli av med ansvar. Ett av de sämsta motiven, främst för att det är självbedrägeri. Du blir inte av med ansvaret, du blandar bara in ytterligare en part vilket skapar större oreda…

VAD? Vilka tjänster överväger vi att lägga ut? Är verksamheten är lämpad för outsourcing? Beroende på vilka mål en given organisation har eller hur avancerad verksamheten är lämpar den sig mer eller mindre att outsourca. Även om det för de flesta organisationer inte finns lagkrav som förhindrar outsourcing kan det vara olämpligt av konkurrensskäl.

VEM? Är intern leverans vårt bästa alternativ, eller ska vi se på marknaden? Ta alltid med en intern leverans i räknesnurrorna och diskussionerna. Kan en intern leverans skapa mer dynamik och flexibilitet (och kanske minska på konsultberoendet)? Är säkerheten mer rigid med en intern leverans? Kan vi göra en hybridlösning där vi sourcar en del och behåller en del internt?

HUR? Hur ska tjänsten sourcas för maximalt värde? Ska den vara skräddarsydd för er, eller räcker det med standardförfarande?

VART? Spelar det någon roll var tjänsten utförs? Var ska den INTE utföras? Kan det vara relevant att det i landet går att göra en säkerhetskontroll på konsulterna som ska arbeta med er data?

När ni står i sourcingdiskussioner föreslår vi att ni börjar med att besvara ovanstående frågor och säkerställ att svaren är förankrade hos alla i företagsledningen. Då är ni väl förberedda för att skapa en plan och påbörja resan.

Läs gärna också vår post ”Håller din sourcingstrategi måttet?"