ledning och styrning

4 saker du måste veta för att lyckas med Agil styrning

Race.jpg

Flertalet av oss känner väl igen oss i ”vi lever i ett kaos med hela tiden nya förutsättningar som tränger på”. Samtidigt krävs att våra förändringsarbeten ska hålla sina tidsplaner, kostnader, kvalitet och engagemang bland medarbetarna. Hastighet är nyckeln till framgång. Ett stycke person ska leverera dubbelt så fort tre personers arbete. Vi är där nu eller...? RPA? 

Agil styrning, är detta lösningen?

Möjligen, om vi tar hänsyn till minst fyra faktorer. Det finns, mycket förenklat, två sätt att leverera värde i en verksamhet genom:

  • Operational Excellence, att leverera bra kvalitet till låga priser.

  • Customer Intimacy, att förstå kunden, kundens behov och leverera ett skräddarsytt värde till kunden.

För att hänga med sin tid måste organisationer gå från den traditionella synen på styrning, där man jobbar inom ramen för operational excellence och fokuserar på ökad intern produktivitet och kvalitet relativt detaljstyrt. Styrningen baseras på kostnadseffektivitet i första hand. Organisationer behöver fokusera dels på kostnadseffektiva processer och balansera detta och dels sätta fokus på kunden och kundvärde.

Framförallt interna organisationer måste ha ett avsevärt bättre kundfokus om de ska överleva dagens kortsiktiga och oförutsägbara marknad. Organisationer måste bättre förstå affärsverksamhetens situation och vilka förmågor de måste ha för att bidra till verksamhetens framgång. Utifrån ett planeringsperspektiv kan följande fråga vara relevant i samband med utvecklingsbehov, ”Hur långt in i framtiden kan vi se?”. Generellt, max 10–12 månader skulle jag vilja hävda.

Vad krävs då för att få till stånd en Agil styrning?

Det är fyra grundläggande områden som organisationen behöver ha grepp om.

1. Det första är att förstå hur dynamisk och intensiv marknaden är. Desto mer dynamisk marknaden är, desto snabbare måste du styra. Vilka förmågor berörs utifrån detta? Vilken bör vara vår riktning? Vilka strategiska mål behövs? Vilken önskad effekt vill vi uppnå?

Directions.jpg

2. Det andra är att styra mot strategiska mål genom att systematiskt planera och följa upp förändringar av system och beteende. Fastna inte i ett traditionellt budgettänk. Var agila i detta hänseende. Applicera lite tankar från den lärande organisationen – analysera, reflektera, värdera och prioritera. Sätt ny riktning relativt iterativt. Det viktiga är att systematiskt värdera och prioritera planerad och pågående utveckling. Styrning måste vara precis så snabb och Agil som krävs där vi systematiskt omvärderar utifrån nya förutsättningar.

3. Den tredje biten som behövs och som är helt avgörande för Agil styrning är förändringsvilja. Det måste finnas ett ledarskap som vet hur man driver denna typ av förändring och som själva är förändringsbenägna. Det är i många fall både struktur- och kulturrelaterade förändringar som krävs. Det är viktigt att hela organisationen görs redo för detta. Mobilisering.

4. Det är också viktigt att styrmekanismer finns som driver och avspeglar den governance som behövs för en Agil styrning. Exempelvis KPI:er. Det går inte bara att mäta kostnadseffektivitet utan affärsvärde är en annan viktig parameter. Omställningen mot att tänka affärsvärde och efterfrågad önskad effekt är svår eftersom vi har en vana (ovana) att huvudsakligen styra genom att mäta kostnadseffektivitet. Detta styr också arbetssättet, attityden och beteenden i organisation.

Här krävs förändring.

Att driva denna förändring att gå från traditionell styrning bör också lämpligtvis drivas enligt agila former – vi kan inte lösa helheten på en gång. Walk the Talk. Omställningen tar energi och tid från ledarskapet och ska också så göra. Skapa förutsättningar i form av rätt governance och successivt få organisationen att tillämpa arbetssättet. Agilt ledarskap handlar om att forma ett ledarskap som ger rätt förutsättningar för självstyrande tvärfunktionella team att arbeta och utvecklas på egen hand.

Mer om detta framöver i nästa blogg.

Lycka till.

Gör reflektion till en god vana

Förändringsledning tar mycket energi. Infekterade dialoger i ledningsgruppen om riktningen framåt suger musten ur de flesta. Tuffa omställningar väcker mycket känslor särskilt om medarbetare blir berörda. Lanseringar kräver att man står på tå. Innovationsarbete skapar förhoppningar men ger upphov till många nya tankar. Möjlighet till lite distans och reflektion är nödvändigt med jämna mellanrum, särskilt under ett pågående transformationsarbete. I vårt sista inlägg här på bloggen inför sommaren bjuder vi på våra bästa tips på hur du enkelt kan göra reflektion till en god vana. 

Ett break som sommarsemestern kommer lägligt! Det ger distans och perspektiv. Det ger oss alla en chans att bryta gamla, mindre goda, vanor. Men underbart är kort och lika lätt är det att komma tillbaka till gamla hjulspår när semestern är slut.

Låt denna sommaren bli sommaren när du gör upp med dig själv om hur du gör reflektionen till en god vana.

Den bästa reflektionen är den som blir av. Börja småskaligt. Gör det till en god ceremoni att avsluta dagen genom att fråga dig själv: Vad blev bra i dag? Vad kunde jag gjort annorlunda? Ge fem minuter varje dag på väg hem på tåget, bussen, promenaden eller i bilen.

Skaffa dig en hållhake. Boka in tid med någon annan. Gör det över en promenad, lunch eller frukost. Det blir så mycket svårare att boka av.

Goda mötesrutiner. Ta för god sed att checka in och checka ut varje möte.  Börja varje möte med frågorna: Var är du nu? och Vilka förväntningar har du på mötet? Avsluta varje möte med: Vad fick du med dig? och Uppnåddes dina förväntningar?

Femton minuter och tre frågor. På alla workshops vi leder ägnar vi minst 10-15 min åt reflektion. Bra frågor att använda är t ex: Vad tar du med dig härifrån som du inte hade när du kom hit? Tankar om fortsättningen? Vad har vi gjort bra? Vad kunde vi gjort bättre? Vad gjorde jag bra? Vad kunde jag gjort bättre? Tre saker som jag vill göra annorlunda framöver? Vad har jag lärt mig idag? Varför händer det som händer? Varför gör vi som vi gör? Händer det som vi vill ska hända? Välj ut de tre frågorna som passar till just din workshop.

Gör något helt annat. Många gånger är det under en löptur, hårt spinningpass eller i något trädgårdsland som pusselbitarna faller på plats. Se till att även under tuffa perioder hålla i sådant du tycker om att göra. Gör din mentala frizon helig. Kanske räcker det med en promenad runt kvarteret?

Bjud andra på reflektion. Det är faktiskt den bästa present du kan ge en kollega, medarbetare eller mötesdeltagare. Deltagare på våra möten uppskattar möjligheten till reflektion. Själv är det svårt att ta sig tid, men när det väl erbjuds tycker man det är både lyxigt och värdefullt.