Sourcing

Frågor ledningsgruppen bör ställa och förstå när det gäller sourcing.

I många ledningsgrupper och styrelser är IT-kompetensen eftersatt och ibland leder det till spektakulära misslyckanden som de vi har sett i sommar. Nu går det oftast inte så illa, men det betyder inte att det brukar bli som man tänkt. Oavsett vilken sourcingmodell man än väljer finns det en rad viktiga frågor som VD, COO, CFO, CIO och andra i företagsledningen bör ställa sig inför en förändring. Här tillhandahåller vi en checklista med några av de viktigaste frågorna att ställa sig.

VARFÖR? Varför funderar vi på att ändra vårt nuvarande sätt att utföra eller köpa tjänsten? Vad förväntas uppnås av ett förändrat förhållningssätt? Det finns olika skäl att outsourca, inget mindre bra än något annat. Allt är beroende på verksamhetens mål och kompetens. Men svaren på varför måste definieras så att alla nyckelpersoner förstår och köper in  på den valda vägen

Exempel på Varför:
1. Komma åt kompetens som man saknar/har för lite av.
2. Komma åt resurser som man saknar/har för lite av.
3. Minska antalet resurser man har för mycket av (FTE:er)
4. Outsourca för att spara pengar– men se upp! Kvaliteten minskar ofta också när det vankas kostnadsbesparingar – kvalitet kostar!
5. Ökad flexibilitet –  ej styrda av anställningsformer m.m

Exempel på mindre bra Varför:
1. Bli av med problem. Många organisationer tror att de kan outsourca problemen, ”Ship and fix”, vilket sällan fungerar i realiteten eftersom hela organisationen då ska ställa om sig på nya processer om är generiska och inte fit for purpose. Men behöver organisationen något som skakar om den ordentligt är detta månne vägen att gå. Man skall också vara medveten om att ens sourcingpartner förmodligen tar rejält betalt för att lösa problemen man vill bli av med, med andra ord: det kan bli dyrt.
2. Bli av med ansvar. Ett av de sämsta motiven, främst för att det är självbedrägeri. Du blir inte av med ansvaret, du blandar bara in ytterligare en part vilket skapar större oreda…

VAD? Vilka tjänster överväger vi att lägga ut? Är verksamheten är lämpad för outsourcing? Beroende på vilka mål en given organisation har eller hur avancerad verksamheten är lämpar den sig mer eller mindre att outsourca. Även om det för de flesta organisationer inte finns lagkrav som förhindrar outsourcing kan det vara olämpligt av konkurrensskäl.

VEM? Är intern leverans vårt bästa alternativ, eller ska vi se på marknaden? Ta alltid med en intern leverans i räknesnurrorna och diskussionerna. Kan en intern leverans skapa mer dynamik och flexibilitet (och kanske minska på konsultberoendet)? Är säkerheten mer rigid med en intern leverans? Kan vi göra en hybridlösning där vi sourcar en del och behåller en del internt?

HUR? Hur ska tjänsten sourcas för maximalt värde? Ska den vara skräddarsydd för er, eller räcker det med standardförfarande?

VART? Spelar det någon roll var tjänsten utförs? Var ska den INTE utföras? Kan det vara relevant att det i landet går att göra en säkerhetskontroll på konsulterna som ska arbeta med er data?

När ni står i sourcingdiskussioner föreslår vi att ni börjar med att besvara ovanstående frågor och säkerställ att svaren är förankrade hos alla i företagsledningen. Då är ni väl förberedda för att skapa en plan och påbörja resan.

Läs gärna också vår post ”Håller din sourcingstrategi måttet?"

Håller din sourcingstrategi måttet?

Känner du att din vardag är fylld av att lösa ut operativa frågor med en, för er, viktig leverantör? Ändlösa diskussioner om att tolka avtal och innehåll i tjänster kanske tar fokus från viktiga framtidsfrågor. Håller ni just nu på att diskutera hur ni ska gå till väga när det är dags att förnya det där outsourcing avtalet? Kanske känner ni, precis som många andra, att ni skulle vilja frigöra tid för att jobba med den långsiktiga riktningen för er sourcing.

Vi tror att det finns flera anledningar att prioritera arbetet med Sourcingstrategin.

Leverantörsavtal utgör en stor del av den totala kostnadsmassan för IT idag. Men vi ser att  motiven till sourcing är helt annorlunda idag jämfört med för bara 5 år sedan. Organisationer sourcar inte bara för att det är billigt utan också för att det helt enkelt inte finns något vettigt alternativ. De tjänster som går att köpa är så mycket bättre än det de flesta IT-avdelningar kan göra själva. Men vi ser att många IT-avdelningar sitter kvar och funderar på hur de ska förlänga avtalet med driftsleverantören och hur priserna ska kunna pressas ytterligare.

”Långsiktiga relationer med ett fåtal strategiska leverantörer” och ” kostnadseffektivitet i leveransen” – tror inte vi räcker längre som riktning. Kostnadseffektivitet är en självklarhet och multisourcinglandskapet är bara något att lära sig att hantera. Att i skrift tala om att vi ska köpa molntjänster är inte heller ett sätt att bli särskilt mycket tydligare kring riktning. Det faktum att vi i grunden köper IT på ett annat sätt skapar helt nya möjligheter men samtidigthelt andra utmaningar och risker.

Det tar lång tid att förändra en befintlig sourcingkarta och resan är ofta tung. Därför är det extra viktigt att lägga lite tid och krut på dessa frågor.

Det behöver inte bli ett stort jobb. Vi tror att ni relativt enkelt kan lyfta långsiktigheten i er sourcing genom att arbeta med fyra frågeställningar:

På vilka grunder väljer ni era leverantörer? Av flera skäl behöver ni förstå de olika drivarna för affären. I de fall det finns olika affärsområden eller verksamheter är det värdefullt att konkretisera dess olikheter. Dessa frågor är centrala för att säkra att rätt leverantörer väljs. Övergripande kriterier för val av leverantörer och på vilka grunder affärer görs är viktiga frågor i en sourcingstrategi.

Vad lämnar ni aldrig ifrån er? Klargör vilken information eller funktion som ni aldrig lämnar ifrån er. Att ställa sig frågan "Hur säkrar vi att vi kan förflytta oss och undvika allt för kraftiga inlåsningseffekter?" tror vi kan vara en nyttig fråga. Det kräver en ökad förståelse för affären och affärens logik. Det kräver en förståelse för risker och att arbeta kring ett medvetet risktagande. Det gäller att ha koll på sin IT-Juridik och att investera tid i relationen med chefsjuristen är inte en så dum prioritering.

Vilka styrmekanismer behöver ni för att få helheten i leveransen att fungera? Styrmekanismer är viktiga när många spelare ska få en samlad leverans att fungera. Det kan vara kloktatt tillsätta någon form av integratörsroll.

Hur skapar ni ett win-win? Även i en multisourcingmijö är det människor som tillsammans gör jobbet.  Incitament för att båda parter ska tjäna på samarbetet blir centralt. Goda relationer i grunden är helt avgörande. Viktiga inslag i klassiskt ledarskap måste föras in även i dessa sammanhang, tror vi. Vi tror att ni kan vinna på att föra in synsätt om motivation, gemensamma mål samt människors behov av att bli sedda, hörda och bekräftade även i Sourcingstrategin.

Men viktigast av allt är att detta blir en fråga som får lite mer uppmärksamhet!

 

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida