Organisation

Hur skapas den tvåhänta organisationen?

Att klara av både drift och utveckling – de dagliga uppgifterna och allt som krävs för att utveckla verksamheten är en utmaning för de allra flesta organisationer. Det finns inga enkla lösningar, men det går att formulera ett antal användbara och nyttiga råd. Forskningen ger vissa svar och vi har, i vår praktik, funnit arbetssätt som fungerar.

pusselbitar.jpg

Redan för 30 år sedan började forskarna prata om tvåhänthet – en organisations förmåga att klara av både de dagliga uppgifterna och att utveckla verksamheten. Att detta inte är lätt vet vi alla. Det dagliga ”måste” ofta gå först: när vi har råd till utveckling har vi inte tid, när vi har tid har vi inte råd….

Ändå måste vi klara av att hantera denna utmaning – vi måste göra verksamheten tvåhänt! Många hävdar nog att detta blir viktigare och viktigare. Inom strategiforskningen har stora planer och strategier blivit alltmer ifrågasatta under den senaste 15-20-årsperioden, vilket beror på att omvärlden förändras allt snabbare. Vi måste kunna ställa om snabbt och hela tiden utvecklas. Under slutet av 1990-talet beskrev den amerikanska armén sin omgivning som:

•          Volatile – snabbrörlig

•          Uncertain – osäker

•          Complex – komplex

•          Ambiguous – svårtolkad

Då blir det allt viktigare att klara av att kombinera bra drift med utvecklingsarbete. Hur fixar man då utrymmet? Det är ju inte så bra om det bara blir att ledningsgruppen pratar 90% av sin tid om utveckling, medan organisationen använder mer än 90% av tiden åt drift. Vad göra? Här är några tips:

Vårt första råd: Sluta prata skit om den dagliga verksamheten!

En vanlig sjuka är att utveckling betraktas som ”fint” och att det dagliga arbetet är ”tråkigt och mindre viktigt”. Om detta är en vanlig uppfattning: hur tror ni då att det kan etableras ett bra utvecklingsklimat? Nej, det gäller att förstå och visa att såväl drift som utveckling behövs och är avgörande för organisationens resultat idag och i framtiden.

Källa: XLENTs bearbetning av Tushman & O’Reilly III

Andra rådet: Planera för utveckling!

Det är – och kommer nog alltid att vara – en kamp mellan drift och utveckling. Verkligheten väntar inte, utan vi måste leverera varje dag – och ofta sånt som inte var planerat. Då blir det svårt att klara av utvecklingsarbetet, hur prioriterat man än sagt att det är. Några frågor att ställa sig:

  • Vilka är våra viktigaste utvecklingsområden? Kan vi rangordna?

  • Bestäm vad som ska göras: sätt av tid och bestäm vem/vilka som ansvarar!

  • Följ upp under resans gång: behöver vi prioritera om? Tillföra mer resurser? Tänka nytt?

  • Vid målgång: hur kan vi uppmärksamma, fira, reflektera? Nästa gång ska det bli ännu bättre!

Tredje rådet: Bra verktyg hjälper alla att bidra!

Framtiden är alltför viktig för att överlåtas åt ett fåtal. Medarbetare, kunder, leverantörer och partners av olika slag har kunskaper och erfarenheter som måste utgöra grunden i organisationens utvecklingsarbete. Här finns experterna på hur verksamheten fungerar! Det som ofta saknas är dock utvecklingskunskap. Här finns en rad verktyg som ger medarbetare och andra stöd för att göra bedömningar av trender, tänkbara scenarier, möjligheter och risker, kreativt idéskapande, idéutvärdering och annat som behövs för att utveckling ska ske. Se till att organisationen skaffar sig verktygslådan och lär sig att använda den! Strategier och affärsplaner som man utvecklat tillsammans är lättare och roligare att genomföra än dem som skapats av konsulter eller ledningsgruppen.

Fjärde rådet: Jobba tillsammans med andra!

Tänk på att det inte räcker med att behärska utvecklingsverktygen, det gäller också att använda dem tillsammans med andra. Alla smarta människor jobbar inte på er avdelning, eller ens inom er organisation. De flesta nyttor vi skapar kommer till i samverkan med andra. Ofta produceras nyttan tillsammans med kunden/användaren, men det kan vara fler inblandade. Tänk en järnvägsresa: det är inte bara SJ eller MTR som levererar resan: arbetet inkluderar deras underhållsleverantörer, Trafikverket, deras underhållsleverantörer och flera andra. Om värden levereras i nätverk, så är det också en god idé att utveckla nya produkter, tjänster och arbetssätt i nätverk.

Sen då?

Den utmaning vi skrivit om är inte överdrivet lätt att hantera. Våra fyra råd kan förmodligen hjälpa er organisation en bit framåt. Det gäller att ha tålamod, att engagera medarbetarna, att veta att det inte räcker med att prata om hur det borde vara – innovation blir det inte förrän förändringen är genomförd!

  • Tushman, M.L. & C:A. O’Reilly III (1996), Ambidextrous Organizations: Managing Evolutionary and Revolutionary Change. California Management Review, vol 38, No 4, pp. 8-30.

 

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida

Fem inspirerande lästips inför sommaren

Sommaren nalkas med stormsteg, och är du inte redan på semester så är det troligen dags de kommande veckorna. Om du läst klart Game of Thrones-böckerna och istället vill förkovra dig, för att komma tillbaka från semestern med nya fräscha idéer, så bjuder vi här på några inspirerande och lättlästa boktips att ta med dig ut i hängmattan.

reading_hammock.jpg

Business Model Generation - Alexander Osterwalder & Yves Pigneur

Oavsett om du är ute efter att förbättra en befintlig eller skapa en ny affärsmodell från grunden så ger den här boken dig konkreta verktyg och metoder samt ett moderniserat angreppsätt. Förbi är dagarna då strategier och affärsmodeller döljs i omfattande dokument, som är svåra att uppdatera och sällan blir lästa. Med Business Model Canvas skapar du en affärsmodell på en enda sida som ändå tar hänsyn till de nödvändiga komponenterna. Utöver det får du en bättre förståelse för affärsmodellen, och en metodik för att implementera och hålla den uppdaterad.

Leading Digital - George Westerman, Didier Bonnet & Andrew McAfee

Vad förenar de så kallade Digital Masters, och vad har de gjort för att nå dit de är nu? Boken ger flera råd om hur en organisation kan ta sig an digitaliseringsutmaningen och var de bör börja. Boken innehåller även en hel del checklistor och self-assessment vilket är ett bra stöd för att finna sitt digitala nuläge. Läs och reflektera över er situation idag och vart ni vill vara imorgon. En måstebok inom digitaliseringsområdet.

Att leda digital transformation - Marie Andervin & Joakim Jansson

Ett lättläst insteg för den som vill veta mer om digitalisering. Ger en god introduktion till centrala delar av digital transformation och en mjukstart till hur man stakar ut vägen framåt. Har ett bra fokus på vikten av förändringsledning och att utvärdera sin digitala mognadsgrad för att skapa rätt förutsättningar att kunna öka mognadsgraden. Genom rekommendationer och steg-för-steg-metoder får du verktygen som behövs för att komma igång med digitaliseringsarbetet.

Start with why - Simon Sinek

Det spelar ingen roll VAD du gör, om du inte vet VARFÖR du gör det. Simon Sinek gjorde succé med sitt TED talk med samma ämnesområde. I boken skriver han exempelvis om vad Steve Jobs, the Wright brothers och Martin Luther King hade gemensamt: They started with WHY. Boken vänder sig till alla som vill inspirera andra och bli inspirerad själv. En lättläst bok om ett enkelt koncept, som passar utmärkt i hängmattan.

Detta är Lean - Niklas Modig & Pär Åhlström

Lean-gurun Niklas Modig har som första västerlänning fått forska på plats hos Toyota i Japan. Han har på kort tid vuxit fram som en auktoritet inom Lean och som en mycket efterfrågad föreläsare. Tillsammans med kollegan Pär Åhlström från Handelshögskolan har han lyckats med konststycket att skriva en både lättläst och forskningsbaserad bok som förklarar kärnan i ett komplext, och ofta missuppfattat, område både lättförståeligt och konkret. De många historierna och exemplen ger boken en livfull karaktär med hög igenkänningsfaktor. En av de bästa böckerna inom området!

 

Välj en bok du tycker låter intressant och vi kan garantera att du får både ny kunskap, nya infallsvinklar och idéer som du kan ta med dig och applicera i din verksamhet.

Med det vill vi önska en mycket trevlig semester! Även bloggen tar sommarledigt, vi ses igen i augusti.

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida.

Har din IT-organisation rollerna som krävs för dagens affärsbehov?

Kraven på IT-organisationen har ökat konstant sen millennieskiftet. ”Leverera mer för mindre” har varit ett mantra i många organisationer under lång tid. Men effektivisering som strategi fungerar inte hur länge som helst och nu behövs det nya grepp för att komma vidare.

Om det var något gott som IT-bubblan förde med sig var det att affären öppnade ögonen för möjligheterna till affärsutveckling med hjälp av teknologi. Tyvärr översåldes löftet om vad dåtidens teknik skulle kunna uträtta för affären vilket i många fall ledde till en djup misstro mot IT-organisationen och teknik i allmänhet. De glada nyheterna är att idag har teknikutvecklingen inte bara kommit i fatt utan sprungit förbi löftena från 2000. Tiden är mogen att på allvar börja affärsutveckla med hjälp av IT igen.

Om IT-organisationen skall ta en större del och ett större ansvar för hur affären nyttjar IT och skördar de möjligheter teknikutvecklingen ger krävs det att de är mer närvarande i verksamheten. Traditionellt har kontakt med verksamheten varit CIOs ansvar och det fungerade väl så länge som det bara handlade om traditionell drift och förvaltning. Om nu IT skall bli en partner i affärsutveckling krävs mer och fler, IT-chefen kommer helt enkelt inte att räcka till. Därför behövs nya roller och ansvarsområden.

De tre viktigaste rollerna är CIO, BIO och Service Manager. I denna artikel kommer vi att titta på deras respektive roller och ansvarsområden. I nästa artikel kommer vi att titta på hur dessa tre roller samverkar för att ge bästa förutsättningar för affärsutveckling med hjälp av IT.

CIO – Chief Information Officer

Först och främst är en CIO en ledare i organisationen, dvs någon som känner ansvar för hela verksamheten och tar ansvar för sin division. Det som skiljer en CIO från en IT-chef är affärsmässighet. En framgångsrik CIO:

  • Är högst ansvarig för affärsutveckling med hjälp av IT tillsammans med övriga i affärsledningen.

  • Leder och planerar IT-verksamheten.

  • Etablerar en styrmodell med tydliga roller och ansvar för både individuella roller som forum.

  • Formulerar en IT-strategi som utgår från affärsstrategin.

BIO – Business Information Officer

Detta är en affärsinriktad roll som kräver expertis inom både verksamhet och IT. Troligen är det en senior medarbetare från IT-sidan som tar steget över till verksamheten. En kritisk framgångsfaktor för en BIO är att tänka affärsmässigt, identifiera sig med affären och våga släppa tekniken. I de flesta fall har en organisation en BIO per division (eller motsvarande organisatorisk enhet). En framgångsrik BIO:

  • Håller en tight dialog med verksamheten om deras strategier, behov och prioriteringar. Verksamhetens behov översätts sen till konsekvenser för IT som förmedlas vidare till IT-organisationen.

  • Styr IT-delen av verksamhetens projektportfölj. Det är här förändring sker så det är hit uppmärksamheten måste riktas.

  • Är en nyckelperson vid digitalisering av verksamhet och processer.

SM – Service Manager

En kundfokuserad roll med ansvar för hur IT-organisationens tjänster levereras till verksamheten. En SM är ansiktet för en tjänst tvärs över hela organisationen och känner ansvar för hur väl tjänsten fungerar i praktiken. En nyckeluppgift är att hålla en mycket nära operativ dialog med verksamheten. I de flesta fall har en organisation en SM per stor (eller komplex) tjänst, är tjänsterna enklare kan varje SM hantera flera. En framgångsrik SM:

  • Leder arbetet med tjänsteleveransen till verksamheten.

  • Följer regelbundet upp hur tjänsteleveransen fungerar och att den håller rätt kvalitet.

  • Är ansvarig för hela livscykelhanteringen av tjänster, inklusive definition.

  • Har en nyckelroll vid kritiska incidenter

 

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida