Agilt ledarskap

4 saker du måste veta för att lyckas med Agil styrning

Race.jpg

Flertalet av oss känner väl igen oss i ”vi lever i ett kaos med hela tiden nya förutsättningar som tränger på”. Samtidigt krävs att våra förändringsarbeten ska hålla sina tidsplaner, kostnader, kvalitet och engagemang bland medarbetarna. Hastighet är nyckeln till framgång. Ett stycke person ska leverera dubbelt så fort tre personers arbete. Vi är där nu eller...? RPA? 

Agil styrning, är detta lösningen?

Möjligen, om vi tar hänsyn till minst fyra faktorer. Det finns, mycket förenklat, två sätt att leverera värde i en verksamhet genom:

  • Operational Excellence, att leverera bra kvalitet till låga priser.

  • Customer Intimacy, att förstå kunden, kundens behov och leverera ett skräddarsytt värde till kunden.

För att hänga med sin tid måste organisationer gå från den traditionella synen på styrning, där man jobbar inom ramen för operational excellence och fokuserar på ökad intern produktivitet och kvalitet relativt detaljstyrt. Styrningen baseras på kostnadseffektivitet i första hand. Organisationer behöver fokusera dels på kostnadseffektiva processer och balansera detta och dels sätta fokus på kunden och kundvärde.

Framförallt interna organisationer måste ha ett avsevärt bättre kundfokus om de ska överleva dagens kortsiktiga och oförutsägbara marknad. Organisationer måste bättre förstå affärsverksamhetens situation och vilka förmågor de måste ha för att bidra till verksamhetens framgång. Utifrån ett planeringsperspektiv kan följande fråga vara relevant i samband med utvecklingsbehov, ”Hur långt in i framtiden kan vi se?”. Generellt, max 10–12 månader skulle jag vilja hävda.

Vad krävs då för att få till stånd en Agil styrning?

Det är fyra grundläggande områden som organisationen behöver ha grepp om.

1. Det första är att förstå hur dynamisk och intensiv marknaden är. Desto mer dynamisk marknaden är, desto snabbare måste du styra. Vilka förmågor berörs utifrån detta? Vilken bör vara vår riktning? Vilka strategiska mål behövs? Vilken önskad effekt vill vi uppnå?

Directions.jpg

2. Det andra är att styra mot strategiska mål genom att systematiskt planera och följa upp förändringar av system och beteende. Fastna inte i ett traditionellt budgettänk. Var agila i detta hänseende. Applicera lite tankar från den lärande organisationen – analysera, reflektera, värdera och prioritera. Sätt ny riktning relativt iterativt. Det viktiga är att systematiskt värdera och prioritera planerad och pågående utveckling. Styrning måste vara precis så snabb och Agil som krävs där vi systematiskt omvärderar utifrån nya förutsättningar.

3. Den tredje biten som behövs och som är helt avgörande för Agil styrning är förändringsvilja. Det måste finnas ett ledarskap som vet hur man driver denna typ av förändring och som själva är förändringsbenägna. Det är i många fall både struktur- och kulturrelaterade förändringar som krävs. Det är viktigt att hela organisationen görs redo för detta. Mobilisering.

4. Det är också viktigt att styrmekanismer finns som driver och avspeglar den governance som behövs för en Agil styrning. Exempelvis KPI:er. Det går inte bara att mäta kostnadseffektivitet utan affärsvärde är en annan viktig parameter. Omställningen mot att tänka affärsvärde och efterfrågad önskad effekt är svår eftersom vi har en vana (ovana) att huvudsakligen styra genom att mäta kostnadseffektivitet. Detta styr också arbetssättet, attityden och beteenden i organisation.

Här krävs förändring.

Att driva denna förändring att gå från traditionell styrning bör också lämpligtvis drivas enligt agila former – vi kan inte lösa helheten på en gång. Walk the Talk. Omställningen tar energi och tid från ledarskapet och ska också så göra. Skapa förutsättningar i form av rätt governance och successivt få organisationen att tillämpa arbetssättet. Agilt ledarskap handlar om att forma ett ledarskap som ger rätt förutsättningar för självstyrande tvärfunktionella team att arbeta och utvecklas på egen hand.

Mer om detta framöver i nästa blogg.

Lycka till.

Agilt arbetssätt ger din organisation konkurrensfördelar

Ett agilt arbetssätt går att applicera på de flesta verksamheter då det finns massor med principer och verktyg som kan appliceras. Arbetssättet passar bra då det kan spegla de snabba förändringar som vårt samhälle genomgår genom att utgå ifrån behov/funktion, med en kravhantering som tar hänsyn till förändringar och effektivare processer. Det uppmanar till och föder dialog i tvärfunktionella team vars mål är att utvecklas, vilket ger ökad kompetens samt skapar en brygga mellan IT och olika delar av verksamheten.

shutterstock_133198406_.jpg

Ett agilt arbetssätt ställer nya krav på ledning och styrning samt på nya roller och ansvar. Ledarna skall se till att teamen har rätt förutsättningar och förmågor samt följa upp progress och leveranskapaciteten som de får av teamen. Själva styrningen av teamens arbete är den lista av behov/funktioner i prioriterad ordning som teamen arbetar efter. Teamen arbetar självständigt och målet är att de utvecklas och tar ansvar för att de levererar på ett effektivt sätt som ett team. Självledarskap och förmågan att arbeta i team ligger på medarbetarna.

Det finns flera agila metoder, med olika principer och artefakter, så välj det som passar er organisation bäst och ger störst effekt. Sätt era ramar och finjustera ert arbetssätt. Så länge som den agila metoden ni valt uppnår sitt syfte och ger resultat så utvecklas vidare med den. Mot de mer traditionella metoderna så representerar agilt ett mer flexibelt sätt att arbeta. Den grundläggande idén med agilt arbetssätt är baserad på att göra kunden/användaren nöjd, med frekventa och återkommande möten mellan utveckling/leverans och köpare/mottagare. Det som är gemensamt för de olika agila arbetsmetoderna är att arbetet sker inkrementellt och iterativt vilket innebär mindre men mer frekventa leveranser. Leveranserna utvärderas kontinuerligt och kan förändras för att möta upp nya behov och krav.

Vill ni börja arbeta agilt? Här är 5 råd för att börja arbeta agilt i er organisation:

  1. Sätt ramarna gemensamt och välj den agila metod som passar bäst för organisationen. Sätt ert eget ramverk.
  2. Besluta gemensamt i verksamheten och IT om att införa ett agilt arbetssätt. Det är en stark framgångsfaktor och det som ger mest effekt.
  3. Ta hjälp av extern part som har arbetat med agilt införande. Plocka det bästa från metoderna till ert ramverk.
  4. Ge det tid – Att arbeta agilt är ett nytt tankesätt.
  5. Våga misslyckas, utvärdera och gör om – det är helt naturligt och ni blir kontinuerligt bättre.

Vill du lära dig mer om agila arbetssätt, läs gärna våra inlägg Agilt ledarskap - våga släpp kontrollen och 5 myter om agile som lurar organisationer.

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida.

Agilt ledarskap - våga släpp kontrollen

Är det mycket snack och liten verkstad när det gäller det agila ledarskapet av idag?

Det är många organisationer som pratar om att vara agila och många anser nog att de arbetar agilt, men de får inte riktigt ut den fulla potentialen av arbetet. Det beror ofta på att delar av organisationen, oftast utvecklingen, bedrivs agilt och övrig verksamhet inklusive ledning och styrning bedrivs på annat sätt. Så länge det inte kuggar i på rätt sätt, där hela organisationen arbetar agilt, kommer det inte att få någon större effekt. Men det är lite läskigt för ledningen att släppa kontrollen.

Letting go

Det är ju lättare att göra som tidigare och fokusera på långsiktiga detaljmål som lätt kan kontrolleras och följas upp. Men är det rätt mål och följs rätt saker upp? Sannolikt inte. Vi måste börja tänka annorlunda, mer målsökande utifrån våra övergripande mål som är kopplade till affärsplan och vision. Det är bättre att ta fram en kortsiktig korrekt plan än en långsiktig felaktig, vilket ofta är fallet eftersom verkligheten är väldigt snabbrörlig och svår att förutse.

Ett förhållningssätt är att vara målsökande i stället för målstyrd. Detta kan anammas i stort sett alla situationer och leder till ett annat tänkande och ett annat sätt att leda och styra en verksamhet. Vi måste inse att en plan som inte är detaljerad inte är detsamma som att en plan inte finns. Det viktiga är hur vi styr mot slutmålet och att rätt detaljer hamnar inte i planen utan i resultatet, det vill säga fokusera på rätt saker. Självklart ska det i sammanhanget nämnas att en övergripande karta ska finnas som visar vart vi är på väg, och att detaljeringsnivån ökar när tidshorisonten blir kortare.

Vi måste börja lita på medarbetarna och att de gör rätt saker. Ledningen ska sätta vision, strategi och mål som medarbetarna arbetar mot. Med rätt satta mål, och med rätt vision, kan vi släppa medarbetarna fria att leverera det de är tillsatta att göra. Som ledare ska vi stötta och coacha dem så att rätt effekter uppstår. Våga släpp kontrollen, och se till att medarbetarna har rätt förutsättningar att leverera. Är det inte så att vi har de medarbetare vi förtjänar, och medarbetarna ska ha de chefer och ledare de har rätt till.

Om du och din organisation vill vara agila, måste du och era kollegor leva som ni lär och gå före med ert arbetssätt. Det måste finnas en röd tråd i hela organisationen där ledningen har ansvaret att denna tråd tas fram, utvecklas och efterlevs.

När det gäller uppföljning måste vi börja följa upp rätt saker, och fundera på om det är själva arbetet eller resultatet som ska följas upp. Det naturliga bör vara att följa upp att avsedd effekt uppstått. Frågan som nu dyker upp är förstås effekt för vem, och hur definieras denna nytta? Det enkla svaret är kunden, vilket de flesta nog håller med om. Men vem är kunden och finns det flera kunder? Ja sannolikt. Ett sätt att ta reda på vilka kunder vi har är att ta fram en customer canvas för de olika kundsegmentet och därigenom börja förstå kunden.

För att kunna göra en relevant uppföljning krävs att det finns något att följa upp mot, det vill säga ett utgångsläge, en baseline. Det är av stor vikt att ta fram denna baseline i god tid för att uppföljningen ska vara både relevant och möjlig. Värdena som uppföljningen görs emot behöver ständigt förnyas vid förutbestämda tidpunkter, varvid ständigt aktuella uppföljningar kan göras.

För att fokusera på rätt saker finns det företag som har avskaffat årsbudgeten. De tar istället fram månadsvisa planer som är aktuella och lättare att förutspå och att agera mot. Självklart kan uppföljningen sedan göras på valfri period såsom månad, halvår eller år.

En viktig beståndsdel i ett agilt arbetssätt är att arbeta med ständiga förbättringar. Det är ett sätt att tänka och därmed våga släppa kontrollen. Det är bättre att göra rätt saker fel än att göra fel saker rätt.

Det var ett antal frågeställningar ovan som behöver besvaras. Den slutliga frågan blir nu om du harsläppt kontrollen och vågar vara agil.

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida.