Agile

4 saker du måste veta för att lyckas med Agil styrning

Race.jpg

Flertalet av oss känner väl igen oss i ”vi lever i ett kaos med hela tiden nya förutsättningar som tränger på”. Samtidigt krävs att våra förändringsarbeten ska hålla sina tidsplaner, kostnader, kvalitet och engagemang bland medarbetarna. Hastighet är nyckeln till framgång. Ett stycke person ska leverera dubbelt så fort tre personers arbete. Vi är där nu eller...? RPA? 

Agil styrning, är detta lösningen?

Möjligen, om vi tar hänsyn till minst fyra faktorer. Det finns, mycket förenklat, två sätt att leverera värde i en verksamhet genom:

  • Operational Excellence, att leverera bra kvalitet till låga priser.

  • Customer Intimacy, att förstå kunden, kundens behov och leverera ett skräddarsytt värde till kunden.

För att hänga med sin tid måste organisationer gå från den traditionella synen på styrning, där man jobbar inom ramen för operational excellence och fokuserar på ökad intern produktivitet och kvalitet relativt detaljstyrt. Styrningen baseras på kostnadseffektivitet i första hand. Organisationer behöver fokusera dels på kostnadseffektiva processer och balansera detta och dels sätta fokus på kunden och kundvärde.

Framförallt interna organisationer måste ha ett avsevärt bättre kundfokus om de ska överleva dagens kortsiktiga och oförutsägbara marknad. Organisationer måste bättre förstå affärsverksamhetens situation och vilka förmågor de måste ha för att bidra till verksamhetens framgång. Utifrån ett planeringsperspektiv kan följande fråga vara relevant i samband med utvecklingsbehov, ”Hur långt in i framtiden kan vi se?”. Generellt, max 10–12 månader skulle jag vilja hävda.

Vad krävs då för att få till stånd en Agil styrning?

Det är fyra grundläggande områden som organisationen behöver ha grepp om.

1. Det första är att förstå hur dynamisk och intensiv marknaden är. Desto mer dynamisk marknaden är, desto snabbare måste du styra. Vilka förmågor berörs utifrån detta? Vilken bör vara vår riktning? Vilka strategiska mål behövs? Vilken önskad effekt vill vi uppnå?

Directions.jpg

2. Det andra är att styra mot strategiska mål genom att systematiskt planera och följa upp förändringar av system och beteende. Fastna inte i ett traditionellt budgettänk. Var agila i detta hänseende. Applicera lite tankar från den lärande organisationen – analysera, reflektera, värdera och prioritera. Sätt ny riktning relativt iterativt. Det viktiga är att systematiskt värdera och prioritera planerad och pågående utveckling. Styrning måste vara precis så snabb och Agil som krävs där vi systematiskt omvärderar utifrån nya förutsättningar.

3. Den tredje biten som behövs och som är helt avgörande för Agil styrning är förändringsvilja. Det måste finnas ett ledarskap som vet hur man driver denna typ av förändring och som själva är förändringsbenägna. Det är i många fall både struktur- och kulturrelaterade förändringar som krävs. Det är viktigt att hela organisationen görs redo för detta. Mobilisering.

4. Det är också viktigt att styrmekanismer finns som driver och avspeglar den governance som behövs för en Agil styrning. Exempelvis KPI:er. Det går inte bara att mäta kostnadseffektivitet utan affärsvärde är en annan viktig parameter. Omställningen mot att tänka affärsvärde och efterfrågad önskad effekt är svår eftersom vi har en vana (ovana) att huvudsakligen styra genom att mäta kostnadseffektivitet. Detta styr också arbetssättet, attityden och beteenden i organisation.

Här krävs förändring.

Att driva denna förändring att gå från traditionell styrning bör också lämpligtvis drivas enligt agila former – vi kan inte lösa helheten på en gång. Walk the Talk. Omställningen tar energi och tid från ledarskapet och ska också så göra. Skapa förutsättningar i form av rätt governance och successivt få organisationen att tillämpa arbetssättet. Agilt ledarskap handlar om att forma ett ledarskap som ger rätt förutsättningar för självstyrande tvärfunktionella team att arbeta och utvecklas på egen hand.

Mer om detta framöver i nästa blogg.

Lycka till.

Agilt arbetssätt ger din organisation konkurrensfördelar

Ett agilt arbetssätt går att applicera på de flesta verksamheter då det finns massor med principer och verktyg som kan appliceras. Arbetssättet passar bra då det kan spegla de snabba förändringar som vårt samhälle genomgår genom att utgå ifrån behov/funktion, med en kravhantering som tar hänsyn till förändringar och effektivare processer. Det uppmanar till och föder dialog i tvärfunktionella team vars mål är att utvecklas, vilket ger ökad kompetens samt skapar en brygga mellan IT och olika delar av verksamheten.

shutterstock_133198406_.jpg

Ett agilt arbetssätt ställer nya krav på ledning och styrning samt på nya roller och ansvar. Ledarna skall se till att teamen har rätt förutsättningar och förmågor samt följa upp progress och leveranskapaciteten som de får av teamen. Själva styrningen av teamens arbete är den lista av behov/funktioner i prioriterad ordning som teamen arbetar efter. Teamen arbetar självständigt och målet är att de utvecklas och tar ansvar för att de levererar på ett effektivt sätt som ett team. Självledarskap och förmågan att arbeta i team ligger på medarbetarna.

Det finns flera agila metoder, med olika principer och artefakter, så välj det som passar er organisation bäst och ger störst effekt. Sätt era ramar och finjustera ert arbetssätt. Så länge som den agila metoden ni valt uppnår sitt syfte och ger resultat så utvecklas vidare med den. Mot de mer traditionella metoderna så representerar agilt ett mer flexibelt sätt att arbeta. Den grundläggande idén med agilt arbetssätt är baserad på att göra kunden/användaren nöjd, med frekventa och återkommande möten mellan utveckling/leverans och köpare/mottagare. Det som är gemensamt för de olika agila arbetsmetoderna är att arbetet sker inkrementellt och iterativt vilket innebär mindre men mer frekventa leveranser. Leveranserna utvärderas kontinuerligt och kan förändras för att möta upp nya behov och krav.

Vill ni börja arbeta agilt? Här är 5 råd för att börja arbeta agilt i er organisation:

  1. Sätt ramarna gemensamt och välj den agila metod som passar bäst för organisationen. Sätt ert eget ramverk.
  2. Besluta gemensamt i verksamheten och IT om att införa ett agilt arbetssätt. Det är en stark framgångsfaktor och det som ger mest effekt.
  3. Ta hjälp av extern part som har arbetat med agilt införande. Plocka det bästa från metoderna till ert ramverk.
  4. Ge det tid – Att arbeta agilt är ett nytt tankesätt.
  5. Våga misslyckas, utvärdera och gör om – det är helt naturligt och ni blir kontinuerligt bättre.

Vill du lära dig mer om agila arbetssätt, läs gärna våra inlägg Agilt ledarskap - våga släpp kontrollen och 5 myter om agile som lurar organisationer.

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida.

5 myter om Agile som lurar organisationer

Det sista du ska göra är att misstolka vad Agile egentligen står för. Ju längre bort från Agiles ramverk desto mer leder det riktigt fel och negativa effekter uppstår. Den populära versionen är att satsning på Agile utveckling leder till att vi blir av med de misslyckade projekten, kan hantera det oförutsedda, hantera osäkerheter, bli mer flexibla och effektiva samt släppa projektformen så att inga planer och tidsestimeringar behövs. Detta är en misstolkning och går man på den kan det stå den egna organisationen dyrt!

shutterstock_381401455.jpg

Det som gör mig bekymrad är att vi möter många organisationer som har problem med sin projekteffektivitet och då blandar in Agile i sammanhanget i tron att det är en enkel lösning.

Mognaden i många organisationer är påfallande låg rörande projektkulturen, verksamhets- och IT-utvecklingsförmågorna. När det gäller sökandet efter effektiva arbetssätt för att hantera osäkerheter, komplexitet, flexibilitet och tidspress i sin affärs- och integrerade IT-utveckling, är det lätt att tro att Agile är miraklet som ska lösa allt.

Agile innebär att vara flexibla på det vi vill ska kunna ändra och ha disciplin på, sådant vi inte vill tumma på. Just balansen mellan effektivitet och flexibilitet är alltid ett dilemma oavsett utvecklingsapproach - det okända låter sig inte planeras och flexibilitet behövs för att anpassa och hantera det okända.

Det är faktiskt sant, men jag trodde inte att detta skulle behövas förklaras idag – men här kommer fem myter som måste avväpnas för att skapa framgång i Agile likväl som i ”traditionella projekt” där verksamhet och IT måste samverka. 

Myt 1: Kör vi bara SCRUM är vi Agile

Agile är en uppsättning värderingar, attityder och principer. Det räcker inte att IT-utvecklingsprocessen är Agile. Hela processen måste omfatta aktiviteter relaterade till affärs- och verksamhetsutveckling och vara integrerad med IT-utvecklingsaktiviteter, dvs täcka hela kedjan från idé till IT-lösning. Det viktiga är, oavsett i vilken utvecklingsfas vi verkar i, bygger Agile på korta cykler med täta leveranser och kontinuerliga feedbackloopar. Det ger möjlighet att snabbt kunna reagera på förändringar och fånga upp det man lär sig under utvecklingsprocessens gång. Agila metoder handlar om att utveckla en strukturerad förmåga att skapa och svara på förändringar och att ständigt balansera mellan flexibilitet och stabilitet. Struktur krävs i många sammanhang för att flexibilitet ska vara möjlig.

Myt 2: för Agile behövs ingen tidsplan

Agile värderar nytta, styrning och utveckling utifrån timebox-principer. Utifrån känd kostnad (resursinsats) och tidsfönster som ram, leverera största möjligt värde i form av affärsnytta. Det är projektteamet som ska medverka att planera projektet för att få den kunskap som behövs för ”lagom” genomarbetade och realiserbara projektplaner. Det behövs både en övergripande långsikt plan och en som i närtid arbetar fram detaljplaner där arbetet bryts ner i korta aktiviteter. Självklart behövs också regelbunden uppföljning där korrigerande åtgärder sker under projektets gång för att säkra och effektivisera projektets leveranser. Planen är ett verktyg som ger projektteamet förutsättningar att nå målet. Att hantera osäkerheter, nya förutsättningar och nya kunskaper handlar om ett förhållningssätt och lyhördhet i ledarskap och i teamet.

Myt 3: Verksamheten ska bara tänka krav, inte lösning

Agile värderar samarbete, interaktion och tillit mellan individer och grupper. Nära samverkan måste ske mellan verksamhet och IT i team. Det går heller inte att ha skarpa skiljelinjer att verksamheten bara får diskutera behov och krav – och inte lösningar. Vi måste ha strukturer som stödjer interaktioner, som åstadkommer samverkan mellan individer och deras olika kompetenser. Verksamhetskunniga och utvecklare ska arbeta tillsammans, kommunikation ansikte mot ansikte, i samma projekt. Att tänka och göra tillsammans skapar samhörighet, snabb och rak återkoppling. Teamet gör varandra bra! Detta ökar effektivitet och tar samtidigt tillvara medarbetarnas önskan att ta ansvar och utvecklas.

Myt 4: bara verksamheten har något att säga om kraven

Agile välkomnar decentraliserad beslutsgång, succesivt lärande och ansvarstagande. Självorganisering är det optimala arbetssättet som bygger på att stödja varandra och hålla varandra ansvariga i med- och motgång. Ett team arbetar som bäst när de har stor möjlighet att påverka och känner ägande över sina uppgifter inom givna ramar. Allt ansvar delas av alla medlemmar i gruppen som ett team. Det ger dem möjlighet att snabbt kunna reagera på förändringar i bl.a. krav eller lösningar och, framför allt, fånga upp det man lär sig under projektets gång. Beslut bör tas av de som är närmast informationen och därmed mest insatta. Därför ska beslutsfattandet vara decentraliserat till teamet och beslut bör tas så sent som möjligt, eftersom kunskapen då är större. Bäst arkitektur, krav och design växer fram med det självorganiserande teamets ökade förståelse för vad det är de håller på att utveckla. Med jämna mellanrum reflekterar teamet över hur det kan bli mer effektivt och justerar sitt beteende därefter.

Myt 5: projekten klarar sig med bara deltidsresurser från verksamheten och IT

Agile värderar effektivitet, lärande och dynamik. Allt för många projekt måste ta höjd för deltidsresurser som hastigast gör sin grej, och drar sedan vidare till något annat. Det blir ingen dynamik, det blir inget naturligt lärande och därmed tappas projekteffektiviteten. Den kunskap projektet byggt upp måste återskapas när nya resurser ansluter. Att sätta av heltidsresurser för projektarbete är en framgångsfaktor, det kan vara en viktig del i att professionalisera projektarbetet. Genom att planera projekten med heltidsmedlemmar (eller åtminstone huvuddelen av sin tid) redan från dag ett, går det att korta ledtiderna, öka leveranskvaliteten och leveranseffektiviteten.

Slutligen, framgångsrika Agile transformationer måste adressera hela organisationen för att få önskad effekt. Det är inte bara teknik, SCRUM, IT-organisationen som berörs. En omvandling till Agile approach berör alla delar av organisation, Governance-strukturer, processer, ansvar, kompetens och inte minst synsättet på ledare och medarbetare.

Känner du igen dig och är det något att ta med sig? Jag hoppas att du fått reflektioner som kommer till användning. Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida www.xlent.se.