Agila metoder

4 saker du måste veta för att lyckas med Agil styrning

Race.jpg

Flertalet av oss känner väl igen oss i ”vi lever i ett kaos med hela tiden nya förutsättningar som tränger på”. Samtidigt krävs att våra förändringsarbeten ska hålla sina tidsplaner, kostnader, kvalitet och engagemang bland medarbetarna. Hastighet är nyckeln till framgång. Ett stycke person ska leverera dubbelt så fort tre personers arbete. Vi är där nu eller...? RPA? 

Agil styrning, är detta lösningen?

Möjligen, om vi tar hänsyn till minst fyra faktorer. Det finns, mycket förenklat, två sätt att leverera värde i en verksamhet genom:

  • Operational Excellence, att leverera bra kvalitet till låga priser.

  • Customer Intimacy, att förstå kunden, kundens behov och leverera ett skräddarsytt värde till kunden.

För att hänga med sin tid måste organisationer gå från den traditionella synen på styrning, där man jobbar inom ramen för operational excellence och fokuserar på ökad intern produktivitet och kvalitet relativt detaljstyrt. Styrningen baseras på kostnadseffektivitet i första hand. Organisationer behöver fokusera dels på kostnadseffektiva processer och balansera detta och dels sätta fokus på kunden och kundvärde.

Framförallt interna organisationer måste ha ett avsevärt bättre kundfokus om de ska överleva dagens kortsiktiga och oförutsägbara marknad. Organisationer måste bättre förstå affärsverksamhetens situation och vilka förmågor de måste ha för att bidra till verksamhetens framgång. Utifrån ett planeringsperspektiv kan följande fråga vara relevant i samband med utvecklingsbehov, ”Hur långt in i framtiden kan vi se?”. Generellt, max 10–12 månader skulle jag vilja hävda.

Vad krävs då för att få till stånd en Agil styrning?

Det är fyra grundläggande områden som organisationen behöver ha grepp om.

1. Det första är att förstå hur dynamisk och intensiv marknaden är. Desto mer dynamisk marknaden är, desto snabbare måste du styra. Vilka förmågor berörs utifrån detta? Vilken bör vara vår riktning? Vilka strategiska mål behövs? Vilken önskad effekt vill vi uppnå?

Directions.jpg

2. Det andra är att styra mot strategiska mål genom att systematiskt planera och följa upp förändringar av system och beteende. Fastna inte i ett traditionellt budgettänk. Var agila i detta hänseende. Applicera lite tankar från den lärande organisationen – analysera, reflektera, värdera och prioritera. Sätt ny riktning relativt iterativt. Det viktiga är att systematiskt värdera och prioritera planerad och pågående utveckling. Styrning måste vara precis så snabb och Agil som krävs där vi systematiskt omvärderar utifrån nya förutsättningar.

3. Den tredje biten som behövs och som är helt avgörande för Agil styrning är förändringsvilja. Det måste finnas ett ledarskap som vet hur man driver denna typ av förändring och som själva är förändringsbenägna. Det är i många fall både struktur- och kulturrelaterade förändringar som krävs. Det är viktigt att hela organisationen görs redo för detta. Mobilisering.

4. Det är också viktigt att styrmekanismer finns som driver och avspeglar den governance som behövs för en Agil styrning. Exempelvis KPI:er. Det går inte bara att mäta kostnadseffektivitet utan affärsvärde är en annan viktig parameter. Omställningen mot att tänka affärsvärde och efterfrågad önskad effekt är svår eftersom vi har en vana (ovana) att huvudsakligen styra genom att mäta kostnadseffektivitet. Detta styr också arbetssättet, attityden och beteenden i organisation.

Här krävs förändring.

Att driva denna förändring att gå från traditionell styrning bör också lämpligtvis drivas enligt agila former – vi kan inte lösa helheten på en gång. Walk the Talk. Omställningen tar energi och tid från ledarskapet och ska också så göra. Skapa förutsättningar i form av rätt governance och successivt få organisationen att tillämpa arbetssättet. Agilt ledarskap handlar om att forma ett ledarskap som ger rätt förutsättningar för självstyrande tvärfunktionella team att arbeta och utvecklas på egen hand.

Mer om detta framöver i nästa blogg.

Lycka till.

Agilt arbetssätt ger din organisation konkurrensfördelar

Ett agilt arbetssätt går att applicera på de flesta verksamheter då det finns massor med principer och verktyg som kan appliceras. Arbetssättet passar bra då det kan spegla de snabba förändringar som vårt samhälle genomgår genom att utgå ifrån behov/funktion, med en kravhantering som tar hänsyn till förändringar och effektivare processer. Det uppmanar till och föder dialog i tvärfunktionella team vars mål är att utvecklas, vilket ger ökad kompetens samt skapar en brygga mellan IT och olika delar av verksamheten.

shutterstock_133198406_.jpg

Ett agilt arbetssätt ställer nya krav på ledning och styrning samt på nya roller och ansvar. Ledarna skall se till att teamen har rätt förutsättningar och förmågor samt följa upp progress och leveranskapaciteten som de får av teamen. Själva styrningen av teamens arbete är den lista av behov/funktioner i prioriterad ordning som teamen arbetar efter. Teamen arbetar självständigt och målet är att de utvecklas och tar ansvar för att de levererar på ett effektivt sätt som ett team. Självledarskap och förmågan att arbeta i team ligger på medarbetarna.

Det finns flera agila metoder, med olika principer och artefakter, så välj det som passar er organisation bäst och ger störst effekt. Sätt era ramar och finjustera ert arbetssätt. Så länge som den agila metoden ni valt uppnår sitt syfte och ger resultat så utvecklas vidare med den. Mot de mer traditionella metoderna så representerar agilt ett mer flexibelt sätt att arbeta. Den grundläggande idén med agilt arbetssätt är baserad på att göra kunden/användaren nöjd, med frekventa och återkommande möten mellan utveckling/leverans och köpare/mottagare. Det som är gemensamt för de olika agila arbetsmetoderna är att arbetet sker inkrementellt och iterativt vilket innebär mindre men mer frekventa leveranser. Leveranserna utvärderas kontinuerligt och kan förändras för att möta upp nya behov och krav.

Vill ni börja arbeta agilt? Här är 5 råd för att börja arbeta agilt i er organisation:

  1. Sätt ramarna gemensamt och välj den agila metod som passar bäst för organisationen. Sätt ert eget ramverk.
  2. Besluta gemensamt i verksamheten och IT om att införa ett agilt arbetssätt. Det är en stark framgångsfaktor och det som ger mest effekt.
  3. Ta hjälp av extern part som har arbetat med agilt införande. Plocka det bästa från metoderna till ert ramverk.
  4. Ge det tid – Att arbeta agilt är ett nytt tankesätt.
  5. Våga misslyckas, utvärdera och gör om – det är helt naturligt och ni blir kontinuerligt bättre.

Vill du lära dig mer om agila arbetssätt, läs gärna våra inlägg Agilt ledarskap - våga släpp kontrollen och 5 myter om agile som lurar organisationer.

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida.