5 myter om Agile som lurar organisationer

Det sista du ska göra är att misstolka vad Agile egentligen står för. Ju längre bort från Agiles ramverk desto mer leder det riktigt fel och negativa effekter uppstår. Den populära versionen är att satsning på Agile utveckling leder till att vi blir av med de misslyckade projekten, kan hantera det oförutsedda, hantera osäkerheter, bli mer flexibla och effektiva samt släppa projektformen så att inga planer och tidsestimeringar behövs. Detta är en misstolkning och går man på den kan det stå den egna organisationen dyrt!

shutterstock_381401455.jpg

Det som gör mig bekymrad är att vi möter många organisationer som har problem med sin projekteffektivitet och då blandar in Agile i sammanhanget i tron att det är en enkel lösning.

Mognaden i många organisationer är påfallande låg rörande projektkulturen, verksamhets- och IT-utvecklingsförmågorna. När det gäller sökandet efter effektiva arbetssätt för att hantera osäkerheter, komplexitet, flexibilitet och tidspress i sin affärs- och integrerade IT-utveckling, är det lätt att tro att Agile är miraklet som ska lösa allt.

Agile innebär att vara flexibla på det vi vill ska kunna ändra och ha disciplin på, sådant vi inte vill tumma på. Just balansen mellan effektivitet och flexibilitet är alltid ett dilemma oavsett utvecklingsapproach - det okända låter sig inte planeras och flexibilitet behövs för att anpassa och hantera det okända.

Det är faktiskt sant, men jag trodde inte att detta skulle behövas förklaras idag – men här kommer fem myter som måste avväpnas för att skapa framgång i Agile likväl som i ”traditionella projekt” där verksamhet och IT måste samverka. 

Myt 1: Kör vi bara SCRUM är vi Agile

Agile är en uppsättning värderingar, attityder och principer. Det räcker inte att IT-utvecklingsprocessen är Agile. Hela processen måste omfatta aktiviteter relaterade till affärs- och verksamhetsutveckling och vara integrerad med IT-utvecklingsaktiviteter, dvs täcka hela kedjan från idé till IT-lösning. Det viktiga är, oavsett i vilken utvecklingsfas vi verkar i, bygger Agile på korta cykler med täta leveranser och kontinuerliga feedbackloopar. Det ger möjlighet att snabbt kunna reagera på förändringar och fånga upp det man lär sig under utvecklingsprocessens gång. Agila metoder handlar om att utveckla en strukturerad förmåga att skapa och svara på förändringar och att ständigt balansera mellan flexibilitet och stabilitet. Struktur krävs i många sammanhang för att flexibilitet ska vara möjlig.

Myt 2: för Agile behövs ingen tidsplan

Agile värderar nytta, styrning och utveckling utifrån timebox-principer. Utifrån känd kostnad (resursinsats) och tidsfönster som ram, leverera största möjligt värde i form av affärsnytta. Det är projektteamet som ska medverka att planera projektet för att få den kunskap som behövs för ”lagom” genomarbetade och realiserbara projektplaner. Det behövs både en övergripande långsikt plan och en som i närtid arbetar fram detaljplaner där arbetet bryts ner i korta aktiviteter. Självklart behövs också regelbunden uppföljning där korrigerande åtgärder sker under projektets gång för att säkra och effektivisera projektets leveranser. Planen är ett verktyg som ger projektteamet förutsättningar att nå målet. Att hantera osäkerheter, nya förutsättningar och nya kunskaper handlar om ett förhållningssätt och lyhördhet i ledarskap och i teamet.

Myt 3: Verksamheten ska bara tänka krav, inte lösning

Agile värderar samarbete, interaktion och tillit mellan individer och grupper. Nära samverkan måste ske mellan verksamhet och IT i team. Det går heller inte att ha skarpa skiljelinjer att verksamheten bara får diskutera behov och krav – och inte lösningar. Vi måste ha strukturer som stödjer interaktioner, som åstadkommer samverkan mellan individer och deras olika kompetenser. Verksamhetskunniga och utvecklare ska arbeta tillsammans, kommunikation ansikte mot ansikte, i samma projekt. Att tänka och göra tillsammans skapar samhörighet, snabb och rak återkoppling. Teamet gör varandra bra! Detta ökar effektivitet och tar samtidigt tillvara medarbetarnas önskan att ta ansvar och utvecklas.

Myt 4: bara verksamheten har något att säga om kraven

Agile välkomnar decentraliserad beslutsgång, succesivt lärande och ansvarstagande. Självorganisering är det optimala arbetssättet som bygger på att stödja varandra och hålla varandra ansvariga i med- och motgång. Ett team arbetar som bäst när de har stor möjlighet att påverka och känner ägande över sina uppgifter inom givna ramar. Allt ansvar delas av alla medlemmar i gruppen som ett team. Det ger dem möjlighet att snabbt kunna reagera på förändringar i bl.a. krav eller lösningar och, framför allt, fånga upp det man lär sig under projektets gång. Beslut bör tas av de som är närmast informationen och därmed mest insatta. Därför ska beslutsfattandet vara decentraliserat till teamet och beslut bör tas så sent som möjligt, eftersom kunskapen då är större. Bäst arkitektur, krav och design växer fram med det självorganiserande teamets ökade förståelse för vad det är de håller på att utveckla. Med jämna mellanrum reflekterar teamet över hur det kan bli mer effektivt och justerar sitt beteende därefter.

Myt 5: projekten klarar sig med bara deltidsresurser från verksamheten och IT

Agile värderar effektivitet, lärande och dynamik. Allt för många projekt måste ta höjd för deltidsresurser som hastigast gör sin grej, och drar sedan vidare till något annat. Det blir ingen dynamik, det blir inget naturligt lärande och därmed tappas projekteffektiviteten. Den kunskap projektet byggt upp måste återskapas när nya resurser ansluter. Att sätta av heltidsresurser för projektarbete är en framgångsfaktor, det kan vara en viktig del i att professionalisera projektarbetet. Genom att planera projekten med heltidsmedlemmar (eller åtminstone huvuddelen av sin tid) redan från dag ett, går det att korta ledtiderna, öka leveranskvaliteten och leveranseffektiviteten.

Slutligen, framgångsrika Agile transformationer måste adressera hela organisationen för att få önskad effekt. Det är inte bara teknik, SCRUM, IT-organisationen som berörs. En omvandling till Agile approach berör alla delar av organisation, Governance-strukturer, processer, ansvar, kompetens och inte minst synsättet på ledare och medarbetare.

Känner du igen dig och är det något att ta med sig? Jag hoppas att du fått reflektioner som kommer till användning. Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida www.xlent.se.