Sex steg till att lyckas med förändringsledning

Vid förändringar som påverkar organisationen, individer och arbetssätt så krävs det en planering av förändringen i sig, inte bara en projektplanering för att t.ex. implementera ett nytt CRM system eller att ta fram ett nytt arbetssätt, då förändringen i organisationen oftast pågår längre och drivs av andra faktorer. Underskattar man förändringen i hur den påverkar organisationen och individerna, är risken att förändringen blir minimal i organisationen och medarbetarna arbetar på som de har gjort förut. Leds förändringen på ett strukturerat sätt bidrar detta starkt till att nå affärsnyttan och satta effektmål. Starta förändringsarbetet med att skapa ett team med chef/ledningsgrupp/projektledare och en förändringsledare för att nå störst effekt, där medlemmarnas kunskaper och kompetenser nyttjas maximalt för att genomföra förändringen.

Ju fler individer vi engagerar i förändringen desto större chans har vi att lyckas med förändringen. Förändringsledaren nyttjar olika verktyg och metoder för att skapa det engagemang på individnivå som krävs för en lyckad förändring.

Steg 1 – Skapa en stark förankring

Vilket behövs för att kunna genomföra förändringen. Ett tydligt sponsorskap av förändringen och att tydliggöra sponsorernas roller och ansvar är nödvändigt. Om det inte finns ett ägarskap eller finansiering av förändringen – skall vi genomföra den då?

Steg 2 - Skapa en tydlig bild av förändringen och syftet med den

Förändringsledaren arbetar med att skapa en tydlig bild av förändringen. Här är det viktigt att formulera en vision av helheten med möjligheterna för företaget och medarbetarna med förändringen, en målbild. Frågor som Varför? Vem? Hur? ställs för att ta fram ramarna för förändringen. Hur kommer medarbetarna och organisationen att påverkas av förändringen? Detta kan göras via workshops, möten och intervjuer med anställda, chefer och ledning. Ett vanligt problem här är att alla skall se fördelarna och kunna ”kill your darlings” om de påverkas. En riskanalys med fokus på förändringen är ett bra verktyg för att identifiera eventuell oro och hinder som kan finnas i organisationen, denna bör uppdateras kontinuerligt.

Steg 3 – Kartlägg intressenterna

Som påverkas av förändringen och som skall informeras om förändringen från medarbetare, ledning och till kund. Vilken påverkansgrad har intressenterna på förändringen? Tänk på att fokusera på medarbetarna vars operativa vardag kan förändras samt även på de chefer som påverkas utifrån andra perspektiv. Dessa är de som vi skall kommunicera med under hela genomförandet.

Steg 4 – Planera din kommunikation utifrån intressenterna

Använd intressentkartläggningen för att skapa en kommunikationsplan baserad på intressenternas behov. Vilka intressenter behöver vilken information och hur ofta för att känna sig trygga i förändringen? Behövs det utbildning, coachning, informationsträffar? Alla frågor kräver sina svar vilket mynnar ut i en kommunikationsplan. I kommunikationsplanen är det grupperingar av individer där deras behov av information och stöd är kartlagt, när och hur de skall få information samt om speciella behov finns som ex. coachning. Identifiera vilka som kan bli ambassadörer för förändringen i organisationen? I starten är det oftast fler grupper i kommunikationsplanen och mot slutet är det färre grupper ju mer förändringsmognaden har ökat.

Steg 5 – Höj kompetensen kring förändringen

Har organisationen rätt kompetens för förändringen som sker? Gör en kompetenskartläggning så ni kan se hur kompetensen är i företaget på befintliga medarbetare. Matcha denna kompetenskartläggning mot behovet av kompetens i förändringen för att i tid kunna göra en kompetensutveckling på medarbetarna. Denna fördel kommer ofta i skymundan för andra mål och effekter av förändringen.

Steg 6 - Förstärk förändringen i vardagen

När projektet är slut så fortsätter förändringen i organisationen. Gör en statussummering om förändringen – Vad har vi lärt oss? Vad kunde vi ha gjort bättre? Vad har vi gjort bra? Fråga ledningen och medarbetarna om vad de har lärt sig samt att de även ger återkoppling kring hur de tycker förändringen har upplevts fram till nu. Kommunicera ut resultatet till de aktuella intressentgrupperna så att de lär sig och får en gemensam kunskapsinsamling. Uppdatera kommunikationsplanen med aktiviteter och ansvariga för att verkligen sätta förändringen och hämta hem önskad effekt i organisationen. Linjen skall känns sig trygga i att hantera förändringen och här behövs det oftast mer tid då det handlar om individer och arbetskultur.

Slutligen, tänk på att vara konsekvent och tydlig genom hela förändringsarbetet – Det kommer att gå upp och ner både i organisationen, i teamet och på individnivå. Förändringar väcker och skapar känslor, ibland frustration, hos individerna i organisationen. Var flexibel och lyhörd – det finns inga dumma frågor. Det är viktigt att kommunicera de framsteg och vinster som görs under förändringen för att alla skall vara med på resan tills ni nått slutmålet och kan hämta hem effekterna.