Vet du värdet av din information?

Värdet av data och vikten av att ha kontroll över sin information är något som många organisationer bombarderats med länge. Ändå är det många vi möter som har stora brister i sin informationshantering eller inte har kommit igång alls med ett strukturerat angreppssätt. Därför bjuder vi här på ett antal frågeställningar som kan kickstarta en värdefull diskussion och analys av var ni står och samtidigt pekar ut varför det är viktigt.

Med det kommande införandet av nya Dataskyddsförordningen (GDPR) har information governance även lyfts upp högt på många organisationers agenda på grund av nya lagkrav och risker för vite.

Oavsett om en organisation står i startgroparna för att strukturera upp hur information hanteras, har kommit en bit på vägen och behöver göra en genomlysning, eller anser sig ligga i framkant så finns det ett antal övergripande frågeställningar som alltid är relevanta att ställa sig:

1. Har vi styrning?

Börja med att titta på vilken styrning som finns och vilken som saknas. Vem är huvudansvarig, vem äger informationen och hur ser ansvarsfördelningen för Information Governance ut? Det säger mycket om vilken vilja och förutsättningar det finns att driva den typen av frågor.

2. Hur bedömer vi vår situation?

Se över var ni står i dagsläget, både internt och jämfört med andra. Gör vi benchmark och har vi grepp om vår mognadsgrad? Genom att skapa en tydlig bild av den nuvarande situationen blir det lättare att staka ut riktningen framåt

3. Vilken är vår strategi?

Se över vart ni är på väg och vad ni vill uppnå. Finns det en sådan målbild i organisationen, eller en strategi för att hantera dessa frågor, annars behöver den tas fram. Den bör klargöra frågeställningar som Hur tar vi oss till vår målbild, och vad vill egentligen vår CEO eller styrelse?

4. Vad är vår data värd?

De flesta är överens om att den data som genereras i en organisation är värdefull. Många organisationer samlar på stora mängder data i hopp om att den ska användas till något som generar affärsnytta. Färre har faktiskt kartlagt var värdet finns. Börja då med att utvärdera viktiga frågor som Var finns värdet, vilken avkastning ger informationen & hur mycket kostar datakvalitetsbrister?

5. Vilken är vår sårbarhet?

Lika viktigt som att veta värdet är att veta var man är sårbar. Kritisk information behöver såklart skyddas, men då behöver den vara identifierad och arbetet med informationssäkerhet så pass välutvecklat att det är tydligt vilka åtgärder som tas för att skydda viken typ av information. Granska er verksamhet och ställ de grundläggande frågorna Har vi kalkylerat vår risk och vilken risk accepterar vi? Först då kan ni göra ett medvetet val

6. Hur mäter vi vår progress?

Slutligen behövs en metod för att mäta de framsteg som görs inom området. Se över vad som förmedlas i revisioner, vilka mätvärden som används, till vem rapportering av området sker, och hur. Återanvänd den metod ni använder för att mäta er mognadsgrad (enligt punkt 2) och börja mät hur utvecklingen ser ut över tid. För att säkerställa att organisationen är på väg i den riktning som strategin pekar ut är det här en nyckelfråga.

Bara genom att få upp dessa frågor på ledningens agenda, diskutera och få ned era förutsättningar på pränt är ett stort steg taget och grunden lagd för att börja arbeta med, eller utveckla, sin information governance. Den explosionsartade ökningen av mängden information en organisation behöver hantera kommer att fortsätta de kommande åren, och därmed ökar behovet av information governance likväl. Ställ er de här frågorna och vi lovar att ni kommer att göra intressanta upptäckter om läget i er organisation!

Vi har god vana av att hjälpa organisationer med det här arbetet. 

Besök gärna vår hemsida.