Tre orsaker till att IT-kostnaderna alltid är för höga

Funderar du som verksamhetschef vad det egentligen är som driver kostnader när det kommer till IT-stödet? Känner du att du år ut och år in betalar för mycket för ert IT stöd men utan att riktigt förstå vad det är du betalar för? Har du försökt lyfta frågan med IT-chefen eller ledningen utan att nå fram?

IT-kostnaderna utgör för många företag och organisationer en betydande post i budgeten. Många gånger är det en internkostnad som läggs i din resultaträkning som en klump utan någon som helst möjlighet att påverka. I takt med en ökad grad av digitalisering och ett större IT-beroende kommer posten öka snarare än att den minskar.

Vi ser ofta att detta skapar diskussioner och meningsskiljaktigheter i företag och organisationer. Inte allt för sällan till den grad att det stjäl fokus från själva huvuduppgiften. Vår uppfattning är att i många organisationer och företag är IT-kostnaderna för höga. Orsakerna till att det ser ut så är tre:

Beslutsfattare undviker att ställa frågan om livscykelkostnader

Första sanningen är att IT-system kostar, många gånger mycket, så länge de lever.

Vid många beslut om nya IT-lösningar eller tjänster tas bara hänsyn till grundinvesteringen. Få om ens någon beslutsfattare frågar efter vad systemet kommer att kosta sedan. Inte sällan kan den årliga kostnaden vara halva den ursprungliga investeringen. Därtill kommer kostnader för att hålla systemet i fullgott skick vart tredje till vart femte år.

Många system får sedan leva kvar alldeles för länge, till alldeles för hög kostnad eftersom det är svårt att fatta beslut om att avveckla system. En avveckling kan vara kostsamt och kräva tid och stjäl då fokus från andra mer värdeskapande framåtriktade aktiviteter.

Unika behov löses med unika lösningar

Ofta möter vi företag som har en bred applikationsportfölj som växt fram över tid. Unika små behov har lösts med unika små lösningar. Anledningen till att det blivit så är att dessa, var för sig, innebär mindre investeringar som gör det lättare att fatta beslut. Små unika lösningar kräver också mindre jobb eftersom du slipper samordna med andra enheter eller funktioner.

En spretig applikationsportfölj är dock kostsam över tid. Det finns överhängande risker att man som företag betalar för överlappande funktionalitet, dvs. ni som organisation betalar för samma funktion flera gånger. Dessutom är en spretig applikationsportfölj svår att förvalta ur ett IT-perspektiv, vilket driver tid och kostnad.

Det finns inte några tydligt definierade effekter att ställa kostnaderna emot

Hur mycket det är rimligt att IT får kosta beror helt och hållet på vilken effekt man vill uppnå. Så länge som det önskade värdet inte är definierat kommer IT-kostnaderna alltid att uppfattas som för höga.  Allt för ofta saknas en tydlig bild över vilka typer av effekter som värderas högt. IT-chefen saknar därmed ett tydligt uppdrag och kommer alltid att misslyckas i verksamhetens ögon.

Är du nyfiken på hur du kan göra för att styra IT utifrån ett tydligare värdeperspektiv? Läs Per Grapes blogpost ”För mycket kostnad, för lite värde eller varför du styr IT på fel grunder”.

Är du nyfiken på hur du genom transparens i IT-kostnaderna kan skapa ett kraftfullt underlag för dialog? Läs Maria Wikbergs blogpost ”De är inte ett dugg intresserade av transparens i IT-kostnaderna”.

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida.

Maria Wikberg

XLENT IT Management, 67 Regeringsgatan, Stockholm, Stockholms län, 11156, Sweden