Så undviker du surdegar

Visst har väl du också suttit med ”surdegar” kvar när projektet är slut? Aktiviteter som aldrig verkar ta slut. Ingen är ansvarig samtidigt som alla är inblandade och tiden bara rinner iväg utan att aktiviteterna blir färdiga. Till slut är det någon som tar tag i problemet och jobbar dedikerat med uppgiften så att den blir löst och när någon väl tog sig an uppgiften så gick det ganska snabbt att lösa den.

Innan ”surdegen” har hunnit lösas har projektets pengar tagit slut, projektets mottagare är sur för att de inte har fått utlovat resultat på utsatt tid och projektmedlemmarna är missnöjda för att de inte kan komma vidare till nya uppgifter. Detta är det sista man kommer ihåg från projektet och att man har gjort en mängd bra saker under hela projektet är bortglömt. Även om i stort sett hela projektet var klart i tid och höll kostnadsramarna så mäts man på problemen i slutet.

Varför har inte dessa surdegar lösts tidigare inom projektets ramar?

Ofta får man svaret: Då är det andra aktiviteter som inte hade blivit löst och det var fel på tidsuppskattningen, projektet hade för liten budget och för kort tidplan. Andra tycker att ”surdegarna” inte var så viktiga att lösa. Andra personer bryr sig inte då det inte är deras problem.

Varför har man då lagt tid på att till slut lösa ”surdegen”?

Jo, för att det finns en beställare som vill ha problemet löst!

Surdegarna dyker inte bara upp i slutet utan har ofta funnits där hela tiden men har varit svåra att lösa. Orsaken till att de inte lösts beror sällan på att de rent teknisk har varit svåra utan beror oftast på helt andra faktorer: Otydlig målsättning, otydligt ansvar, olika viljor men även tvetydiga krav eller motstridiga krav och att man inte har sett problemen i tid.

Hur gör man då för att lösa surdegarna innan de blir surdegar?

För att undvika surdegar finns det tre saker som är viktiga att tänka på:

1. Starta projektet med rätt förutsättningar

  • Problembilden behöver vara tydlig och kommunicerad. Det räcker inte med att ”alla vet” vad som inte fungerar utan här måste man våga skriva ner och kommunicera inom hela projektet vad man skall lösa.
  • Målsättningen med projektet måste vara tydlig. Med givet problem vad skall man åstadkomma i projektet så att alla har samma målbild inom projektet, annars blir det lätt olika viljor som drar åt olika håll.
  • Rätt medlemmar i projektet. De som är involverade i projektet måste ha rätt kunskap, vilja och mandat att lösa problemet. Projektledaren måste våga kräva att rätt resurser finns i projektet om inte så kommer vissa problem aldrig bli lösta.

2. Identifiera kritiska risker tidigt för att ha så lång tid som möjligt att lösa de svåraste problemen

  • Dokumentera riskerna så att alla kan ta del av dem.
  • Kommunicera riskerna i projektgruppen för att få flera olika perspektiv på hur man skall lösa dem. Kollektiv intelligens är överlägsen individuell intelligens.
  • Upprätta specifik handlingsplan för de mest kritiska riskerna och följ upp kontinuerligt.

3.”Early warning”. Identifiera potentiella surdegar tidigt och öka fokus på dem för att de inte skall växa sig stora

  • Genom att bryta ner projektet i olika delleveranser med tydliga målsättningar är det lätt att tidigt identifiera om något är svårare och tar längre tid att lösa än planerat.
  • Jobba intensivare med de eventuella punkter som inte lyckas bli klara inom ramen för respektive delleverans.

Om man jobbar med dessa punkter tidigt i projektet ökar möjligheterna att projektet även går bra i slutet, inte bara i början. Ofta är det jobbigt och svårt att göra rätt från början men det lönar sig i slutet.

”Surdegar” som hittas tidigt är bra ”surdegar” för dom har man möjlighet att göra något åt istället för ”surdegar” man sitter med i slutet, de är bara problem!

Är du intresserad av projektledning och styrning? Läs tidigare bloggposter på temat:

Styrgruppen ansvarar för misslyckade projekt av Johan Oldmark

Styr mot den fjärde dimensionen av Thomas Wahlberg

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida.