Så förbättrar du som CIO eller IT-chef kommunikationen med ledningen

Många CIO:er och IT-chefer vi träffar tycker att de lägger mycket tid på kommunikation men känner ändå att de inte får de effekter de skulle vilja ha. Ofta blir kommunikationen avvikelsebaserad och påtvingad, när någon i ledningen vill få en förklaring till något som gått fel. Det är då lätt att fastna i tekniken vilket får verksamhetschefer att klaga på att IT-chefen och IT-organisationen svänger sig med så konstiga termer.

Konsten ligger i att lyckas gå från en avvikelsebaserad kommunikation till en proaktiv dialog.

Genom några enkla metoder tror vi att du som CIO kan få lite struktur på ditt kommunikationsarbete och snabbt se att effekterna av dina insatser ökar.

Kommunicera med rätt personer på rätt sätt

För att nå en märkbar effekt i sitt kommunikationsarbete gäller det att kommunicera sitt budskap till rätt personer, därför är Stakeholder management viktigt! Lyckad kommunikation är införsäljning och relationsbyggande med huvudintressenterna och liknar på många sätt klassiskt säljarbete.

Ett enkelt första verktyg att börja använda är en intressentkarta. I en sådan fångar du vilka som är de viktiga intressenterna och hur du kan nå dem. Vilka hinder respektive vinster de har avgör vad du ska kommunicera kring.

Genom att strukturerat jobba utifrån en intressentkarta kommer du snabbt att märka att kommunikationsjobbet blir lite roligare.

Skapa ett positivt budskap utifrån nyckeltal på verksamhetens språk

Det kommer alltid finnas de som kan berätta om en negativ upplevelse kring IT-stödet. Dåliga historier tenderar att få fotfäste och negativ ryktesspridning är svårstoppad. Vår erfarenhet är att goda berättelser måste du som CIO skapa själv.

Börja med att välja nyckeltal som betyder något för huvudintressenterna och håll dig borta från nyckeltal bara en tekniker kan älska. Nyckeltalen behöver på ett effektivt sätt fånga det värde som du vill att IT-organisationen ska bedömas efter. 

Ett framgångsrikt sätt att visa sanningen om det du och din IT-organisation levererar är att återkommande kommunicera kring ett antal nyckeltal och hur de utvecklas över tid. Det ger en objektiv bild över hur pass väl ni faktiskt klarar ert uppdrag.  

Engagera hela din organisation i kommunikationen

Den traditionella metoden att kommunicera från ledningen där en person ska försöka trycka ut sitt budskap till många personer är inte särskilt effektiv. Det är inte heller säkert att alla läser och tar till sig informationen, eller tolkar den på samma sätt. Ett betydligt effektivare sätt att nå ut är att arbeta med kommunikation enligt många-till-många-principen. Genom att engagera hela din organisation kan du sprida ditt budskap via betydligt fler kanaler och nå ut till fler mottagare i forum och via medarbetare de är vana att kommunicera med i sitt dagliga arbete.

Du kommer aldrig ensam att kunna styra över detta på samma sätt som via en envägs kommunikationskanal. Men genom att rusta dina medarbetare med vad och hur de ska kommunicera och ge dem de verktyg och budskap som behövs för att gemensamt förmedla informationen kan du skapa starka ambassadörer för din sak.

Det kan i bästa fall ge många ringar på vattnet, ringar som sprids uppåt i organisationen.

Mer att läsa för dig som är CIO eller IT-chef:

För mycket kostnad, för lite värde eller varför du styr IT på fel grunder av Per Grape

Håller din sourcingstrategi måttet? av Maria Wikberg

Har din IT-organisation rollerna som krävs för att möta dagens affärsbehov? av Per Grape

 

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida.

Maria Wikberg

XLENT IT Management, 67 Regeringsgatan, Stockholm, Stockholms län, 11156, Sweden