Styr mot den fjärde dimensionen

Alla vet att det är viktigt för ett projekt att ha kontroll på tid (T), kostnad (K) och kvalitet (Q). Dock gör allt för många likhetstecken mellan att hållen budget och tidplan är detsamma som ett lyckat projekt.

Är TKQ i förhållande till ursprunglig plan en garanti för ett lyckat projekt? När är ett projekt lyckat? Är det att hålla ursprunglig budget och tidplan framtagna i början av projektet?

Är det inte så att ett lyckat projekt levererar avsedd effekt och nytta till berörd verksamhet, vilken kan mätas i både direkt och indirekt nytta, vilka tillsammans ska vara större än projektets kostnad? Vi får då en utökad TKQE, där E står för Effekten. Det är denna effekt vi ska följa upp och styra projektet mot, liksom att hela tiden hålla business caset uppdaterat med aktuella siffror.

Nyckeln är att styra projektet mot denna effekt och att följa upp densamma kontinuerligt. Haken är att det kan vara både svårt, kräver bland annat en annan projektorganisation med beställaren involverad, och i vissa fall även oönskat då berörd verksamhet synliggörs, vilket kan vara besvärande för de berörda även om det för hela organisationen ger positiva effekter.

Men har då TKQ spelat ut sin roll? Nej, att i projektplanen ta fram en TKQ-prioritering bör självklart göras och kan vara till stor hjälp vid prioriteringsbeslut. Det är lika självklart att ta fram en budget och ett genomarbetat business case.

Ett annat problem med klassisk TKQ är att dess värden och principer sätts i samband med projektplanen i början av projektet. Sedan styrs projektet mot dessa TKQ-mål, det vill säga projektet är målstyrt. Problemet som fler och fler upptäcker är att verkligheten förändras, och det i allt snabbare tempo, och därmed även verksamhetens krav och behov. Vi måste därför kunna styra projektet mot en rörlig kravbild, det vill säga målsökande i stället för målstyrt och med andra ord ett agilt förhållningssätt. Med ett målsökande projekt kan inte enbart TKQ användas som styrmedel, utan en fjärde dimension, Effekten, måste läggas till så att vi får TKQE att styra mot.

Vem är ansvarig för det här arbetet, självklart är det projektledaren. Denne kan i och för sig använda sig av en projektekonom eller liknande som stöd, men inte frånsäga sitt ansvar. Styrgruppens ansvar blir då att säkerställa att effekten verkligen blir av i organisationen.

Att styra mot en fjärde dimension kräver att styrgruppen och intressenterna finns med redan från början och ser till projektets och organisationens bästa. Ett problem är att effekten kopplas ihop med kommande budget. Dessa måste frikopplas för att få ett samarbetsklimat som gynnar hela organisationen och möjliggör nyttohemtagningen.

Det finns olika metoder för att ta fram business case och för att följa upp effekter/nyttor, och det är inte viktigt vilken metod som används bara man väljer någon och är konsekvent i användandet.

Slutsatsen blir att vi ska arbeta fram TKQE och där fokusera på styrning och uppföljning på Effekten.

I del två av denna artikel kommer vi att skriva om uppföljning av effekten efter det att projektet avslutats.

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida