De är inte ett dugg intresserade av transparens i IT-kostnaderna

Är ni också på väg in i årets verksamhetsplanering och budgetarbete? Pratar verksamheten om att IT-Kostnaderna behöver bli mer transparenta och att de inte förstår vad de betalar för? Tappar ni fokus på planering framåt till förmån för ändlösa kostnadsdiskussioner? Vi ser ofta att detta händer, om det nu är till någon tröst.

Men verksamheten vill egentligen inte ha mer detaljer om kostnadsmassan. Önskan om transparens i IT-kostnader, tror vi, i grunden handlar om något helt annat. Vi tror att verksamheten efterfrågar möjligheten att få vara med och påverka och förstå. Inte sällan bygger dessa uttryck på en upplevelse om brister i relationen som de inte vet hur de ska kunna förändra. Egentligen tror vi att de flesta i grunden är totalt ointresserade av en massa detaljer. Mer för att kunna fokusera på planeringen framåt och en gemensam agenda behöver denna frustration och fråga hanteras.

Vår erfarenhet är att det går att vända dessa diskussioner till att bli värdeskapande, med relativt små knep. Rätt använt är kostnadsunderlagen ett fantastiskt underlag för bra diskussioner i ledningen.

Kommunicera kostnadsdrivare. Lägg fokus på att kommunicera och pedagogiskt förklara vad det är som driver kostnader. Vilka aktiviteter, mönster eller beteenden hos användarna är det som driver kostnader. Visa på skillnader mellan olika områden. Prata om dolda och indirekta kostnader. Fasta och rörliga kostnader. Framför allt - börja prata om detta redan när beslut fattas om att implementera en ny lösning.

Skapa dialog och förankring om fördelningsprinciper innan budgetprocessen startar. Detta är egentligen grundregel nummer ett. Ge dig aldrig in i diskussioner om hur kostnader ska allokeras mitt i brinnande budgetarbete. Se till att hantera det i en separat process innan budgetprocessen startar och att rätt personer blir involverade i det arbetet.

Visa allt du har.  Se till att lägga krutet på riktigt bra sammanfattningar och visa att det finns mer underlag för den som vill se. Var inte rädd för att visa upp allt du har, det är extremt få som kommer kolla på underlagen utan de vill bara veta att de finns.

Ett gyllene tillfälle att börja prata vilket värde IT ska bidra med. Det är ett unikt tillfälle att kunna få till en strategisk dialog med ledningen. Börja visa fördelningen mellan olika områden. Hur mycket lägger vi på våra transaktionssystem versus det som kan skapa konkurrensfördelar för oss? Ställ det i relation till hur affären ser ut i omsättning m.m. För en dialog kring hur vill vi att fördelningen ska se ut och vilka beslut som behövs för att kunna förändra detta?

 

Är du nyfiken på vilka vi är och vårt erbjudande? Besök vår hemsida

Maria Wikberg

XLENT IT Management, 67 Regeringsgatan, Stockholm, Stockholms län, 11156, Sweden